Pierwszy dzień z KSeF w programie Faktura-NT
🎙️ Wolisz posłuchać zamiast czytać? Odsłuchaj podcast bezpośrednio tutaj:
[[1]]
⚠️ ZANIM ZACZNIESZ — upewnij się że masz wgrane OBA certyfikaty (uwierzytelniający i offline). Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś — wróć do instrukcji: Krok po kroku: Jak wygenerować Certyfikat KSeF (Dostęp Testowy i Produkcyjny)
ℹ️ Wszystkie funkcje opisane w tym artykule są dostępne po wprowadzeniu dodatkowej licencji KSeF Smart. Jeśli nie masz jeszcze tej licencji, skontaktuj się z nami — pomożemy to ogarnąć.
Spis treści
Pierwszy dzień z KSeF w programie Faktura-NT
Certyfikaty wgrane, program skonfigurowany — co dalej? Ten artykuł przeprowadzi Cię przez pierwszy dzień pracy z KSeF: jak sprawdzić czy wszystko działa, gdzie szukać faktur zakupowych, co oznaczają kolory i jak wysyłać sprzedaż.
Jak sprawdzić czy KSeF działa?
Po uruchomieniu programu spójrz na prawy dolny róg okna. Zielone kółko z napisem „KSeF" oznacza, że moduł jest aktywny i nawiązał połączenie z serwerami ministerstwa.
⚠️ Uwaga: Zielona dioda to dobry znak, ale NIE jest potwierdzeniem, że cała konfiguracja jest poprawna. Oznacza jedynie, że program przyjął certyfikaty ze strony ministerstwa.
Klasyczny przykład: spółka z o.o., certyfikaty wgrane prawidłowo, dioda zielona — a jednak przy pierwszej próbie pobrania faktur w Historii zdarzeń pojawia się błąd 403. Oznacza to, że na stronie ministerstwa nie zostały jeszcze nadane uprawnienia dla tej spółki w KSeF. Należy to zrobić osobno — w panelu podatnika na stronie KSeF.
Aby sprawdzić czy wszystko rzeczywiście działa, kliknij myszką w ikonę z zielonym kółkiem — otworzy się Pulpit KSeF.
Pulpit KSeF zawiera trzy sekcje:
- Status serwerów KSeF — zielona kropka i napis „Dostępny" oznacza, że serwery ministerstwa działają prawidłowo
- Tryb pracy — informacja o aktualnym trybie wysyłki faktur sprzedaży
- Faktury przychodzące — informacja o nowych fakturach zakupowych czekających na pobranie
Historia zdarzeń
Zakładka Historia zdarzeń to Twoja „czarna skrzynka". Znajdziesz tu informację kiedy program ostatnio sprawdzał nowe faktury w KSeF, co pobrał i czy wystąpiły błędy.
Jeśli podejrzewasz, że faktura od dostawcy powinna już być widoczna, a jej nie ma — zajrzyj tutaj. Wpis w stylu „Kontrola nowych faktur w KSeF za okres 11.02.2026 – 11.03.2026" oznacza, że program sprawdził i nie znalazł nic nowego. Jeśli historia jest pusta — program jeszcze nie sprawdzał.
🛑 Błąd 403 w Historii zdarzeń? To nie jest problem z certyfikatem — to brak uprawnień na stronie ministerstwa. Należy je nadać w panelu podatnika KSeF, a następnie ponownie zsynchronizować program.
Konfiguracja — co warto zaznaczyć
W menu Konfiguracja → KSeF znajdziesz ustawienia modułu KSeF:
Najważniejsze opcje:
- ☑️ Automatycznie pobieraj faktury zakupu z KSeF — ZAZNACZ! Bez tego program nie będzie sam sprawdzał nowych faktur od dostawców. To najczęstsza przyczyna pytania „Gdzie są moje faktury?"
- ☐ Automatycznie importuj pobrane faktury — opcjonalne. Jeśli zaznaczysz, faktury zostaną automatycznie przeniesione z bufora do dokumentów programu
- ☐ Importy bez uwag zatwierdzaj automatycznie — opcjonalne. Działa w połączeniu z powyższym
Faktury zakupu — bufor KSeF
Faktury zakupowe z KSeF nie trafiają od razu do Twoich dokumentów. Najpierw lądują w buforze — oknie „Faktury zakupu w KSeF". To poczekania, z której sam decydujesz co zaimportować.
Jak otworzyć bufor: Kliknij w ikonę z zielonym kółkiem KSeF w prawym dolnym rogu — otworzy się Pulpit KSeF. Następnie kliknij przycisk „Faktury w KSeF...".
Co oznaczają kolory?
| Kolor wiersza | Co oznacza | Kolumna XML |
|---|---|---|
| Biały | Faktura pobrana z KSeF, ale jeszcze nie zaimportowana do programu. Czeka na Twoją decyzję. | NIE |
| Zielony | Faktura już zaimportowana — jest w Twoich dokumentach. | TAK |
Zielony = dobrze. Na pierwszy rzut oka widzisz co jeszcze wymaga uwagi (białe), a co już masz u siebie (zielone).
Nie widzisz faktury? Sprawdź filtry!
🛑 Najczęstszy problem zgłaszany na linii wsparcia:
„Panie Marku, widzę fakturę od dostawcy na mailu, a w programie jej nie ma!"
⚠️ Przyczyna nr 1: W opcjach filtrowania zaznaczony ptaszek „Ukryj zaimportowane". Jeśli raz zaimportowałeś fakturę, znika ona z widoku bufora, żeby nie robić bałaganu. Odznacz ten filtr — faktura się pojawi (na zielono).
⚠️ Przyczyna nr 2: Nie masz zaznaczonego „Automatycznie pobieraj faktury zakupu z KSeF" w konfiguracji (patrz wyżej). Program nie sprawdził czy są nowe dokumenty. Możesz też kliknąć „Synchronizuj" ręcznie.
Import i podgląd
Aby zobaczyć fakturę przed importem, kliknij „Podgląd PDF":
Aby zaimportować fakturę do programu, zaznacz ją i kliknij „Importuj". Wiersz zmieni kolor na zielony, a faktura pojawi się w liście faktur zakupu — dostępnej przez Dokumenty → Wpisane faktury zakupu:
🛑 WAŻNE: Płatności, przelewy i księgowanie wykonujesz dopiero po imporcie — w oknie „Wpisane faktury zakupu", nie w buforze KSeF! Bufor to tylko poczekania.
Jak oznaczyć fakturę zakupu jako zapłaconą?
Po imporcie przejdź do Dokumenty → Wpisane faktury zakupu. Kliknij prawym przyciskiem myszy na wybranej fakturze i wybierz „Zapłać wybraną". Pojawi się okno KP — zapisz je, a faktura zostanie oznaczona jako zapłacona. Możesz też wybrać „Utwórz przelew" — program wypełni dane z faktury KSeF automatycznie.
Sprzedaż — wysyłka do KSeF
Wystawiasz fakturę dokładnie tak jak dotychczas. Wysyłkę do KSeF inicjujesz ręcznie: na podglądzie wydruku faktury, w lewym górnym rogu pod przyciskiem „Drukuj", kliknij „Wyślij do KSeF". Dopóki tego nie zrobisz, faktura istnieje tylko lokalnie.
💡 Dlaczego wysyłka nie jest automatyczna? Obecne wersje programu są wersjami produkcyjno-testowymi. Ministerstwo Finansów nie udostępniło producentom oprogramowania możliwości przetestowania środowiska produkcyjnego KSeF przed uruchomieniem — dlatego każdy etap musi pozostać pod kontrolą operatora. Wysyłasz fakturę wtedy, kiedy masz pewność, że jest poprawna.
Faktura wysłana do KSeF — jak oznaczyć jako zapłaconą?
⚠️ Ważna zmiana! Po wysłaniu faktury sprzedażowej do KSeF nie można jej już edytować — jest zablokowana. Dotychczasowy sposób oznaczania faktur jako zapłaconych (edycja faktury i zaznaczenie „ptaszka") nie jest już możliwy.
Aby oznaczyć fakturę sprzedażową jako zapłaconą: na liście wystawionych faktur kliknij prawym przyciskiem myszy na wybranej fakturze i wybierz „Zapłać wybraną". Pojawi się okno KP — zapisz je. Faktura zostanie oznaczona jako zapłacona bez konieczności wchodzenia w jej treść.
💡 Kod QR na fakturze: Jeśli na Twoim szablonie wydruku brakuje kodu QR — skopiuj go z szablonu „Klasyczny" metodą Ctrl+C / Ctrl+V w edytorze szablonów.
Ściągawka — najczęstsze pytania
| Pytanie | Odpowiedź |
|---|---|
| Skąd wiem że KSeF działa? | Zielone kółko „KSeF" w prawym dolnym rogu — ale sprawdź też Historię zdarzeń, żeby upewnić się że nie ma błędu 403 |
| Zielona dioda, ale coś nie działa? | Sprawdź Historię zdarzeń. Błąd 403 = brak uprawnień na stronie ministerstwa, nie problem z certyfikatem |
| Nie widzę faktur zakupowych! | Sprawdź: 1) filtry w buforze, 2) opcję „Automatycznie pobieraj" w konfiguracji |
| Jak otworzyć bufor? | Kliknij ikonę KSeF w prawym dolnym rogu → Pulpit KSeF → „Faktury w KSeF..." |
| Co oznacza zielony kolor? | Faktura zaimportowana — jest już w Twoich dokumentach |
| Co oznacza biały kolor? | Faktura czeka w buforze na Twoją decyzję o imporcie |
| Gdzie zapłacić fakturę zakupu? | Po imporcie, w oknie „Wpisane faktury zakupu" → prawy przycisk → „Zapłać wybraną" → zapisz KP |
| Jak wysłać fakturę sprzedaży? | Ręcznie — na podglądzie wydruku faktury przyciskiem „Wyślij do KSeF" |
| Jak oznaczyć fakturę sprzedaży jako zapłaconą? | Na liście wystawionych faktur → prawy przycisk → „Zapłać wybraną" → zapisz KP |
| Gdzie sprawdzić co program robił? | Pulpit KSeF → zakładka „Historia zdarzeń" |
Potrzebujesz pomocy?
- Telefon: 607 606 841
- E-mail: bok@sokaris.pl
- Instrukcja certyfikatów: Krok po kroku: Jak wygenerować Certyfikat KSeF (Dostęp Testowy i Produkcyjny)
- Podcast i materiały wideo: faktura-nt.pl/blog
