Krok po kroku: Jak wygenerować Certyfikat KSeF (Dostęp Testowy i Produkcyjny)

🎙️ Wolisz posłuchać zamiast czytać? Przygotowaliśmy podcast, w którym krok po kroku omawiamy cały proces generowania certyfikatów KSeF.
👉 Odsłuchaj podcast na faktura-nt.pl

🎬 Wolisz obejrzeć film? Cały proces generowania certyfikatów KSeF pokazujemy w 3-minutowym filmie.
👉 Obejrzyj film na YouTube

🛑 ZANIM ZACZNIESZ – PRZECZYTAJ TO!

W tej instrukcji generujesz DWA RÓŻNE certyfikaty:

CERTYFIKAT 1 (Krok 4)	CERTYFIKAT 2 (Krok 5)
Nazwa w KSeF: „Uwierzytelnienie w systemie KSeF" Do czego służy: → Logowanie i WYSYŁKA faktur	Nazwa w KSeF: „Podpis linku do weryfikacji wystawcy" Do czego służy: → Kody QR / tryb OFFLINE

📁 KAŻDY CERTYFIKAT = 2 PLIKI

Każdy z powyższych certyfikatów składa się z dwóch plików:

• Klucz prywatny (.key) – pobiera się automatycznie w tle po kliknięciu „Generuj" (łatwo przeoczyć!)
• Certyfikat (.crt) – pobierasz ręcznie klikając „Pobierz certyfikat" na końcu

Razem powinieneś mieć 4 pliki: 2× .key + 2× .crt

⚠️ Sprawdź folder „Pobrane" – jeśli masz tylko pliki .crt, to znaczy że przeoczyłeś pobieranie kluczy .key i musisz wygenerować certyfikaty od nowa.

→ Wgrywanie plików do programu: przejdź do Kroku 6

⚠️ BŁĄD NR 1 – Dwa takie same certyfikaty (dotyczy wszystkich)

Klienci generują dwa razy ten sam certyfikat!

Powód: W Kroku 5 pkt 5 nie zmieniają wyboru i znowu zaznaczają
„Uwierzytelnienie w systemie KSeF" zamiast „Podpis linku do weryfikacji wystawcy".

👉 Jeśli to zrobisz – program NIE BĘDZIE DZIAŁAĆ poprawnie.
👉 Naprawienie wymaga wygenerowania NOWEGO certyfikatu w KSeF.
Tego błędu NIE DA SIĘ naprawić w programie Faktura-NT.

⚠️ BŁĄD NR 2 – Brak uprawnień w kontekście firmy (dotyczy spółek)

Dotyczy: sp. z o.o., sp. jawna, sp. komandytowa i inne formy NIE będące JDG
Objaw: Program zgłasza błąd 403 (brak dostępu)

Jeśli złożyłeś formularz ZAW-FA (wersja 3) w urzędzie skarbowym, to NIE WYSTARCZY – musisz jeszcze NADAĆ UPRAWNIENIA w systemie KSeF.

Co trzeba zrobić (na stronie KSeF, nie w programie):

1. Zaloguj się do KSeF w kontekście FIRMY (NIP spółki, nie Twój osobisty)
2. Wejdź w menu: Uprawnienia → Nadaj uprawnienia
3. Nadaj sobie (lub innej osobie) uprawnienia do wystawiania faktur

👉 Tego błędu NIE DA SIĘ naprawić w programie Faktura-NT.
Uprawnienia nadaje się WYŁĄCZNIE na stronie Ministerstwa Finansów.
👉 Sokaris nie ma dostępu do systemu uprawnień KSeF i nie może zdiagnozować ani naprawić tego problemu.

→ Nie wiesz co to ZAW-FA? Zobacz: Instrukcja składania ZAW-FA dla spółek

Krok po kroku: Jak wygenerować Certyfikat KSeF dla Faktura-NT (Instrukcja Pełna)

🛡️ OSTRZEŻENIE O BEZPIECZEŃSTWIE
Certyfikat, który wygenerujesz, to cyfrowy klucz do całej Twojej firmy. Ktokolwiek wejdzie w jego posiadanie, może wystawiać faktury w Twoim imieniu.
Traktuj pobrane pliki jak dane do logowania do banku! Nie udostępniaj ich osobom niepowołanym.

Aby program Faktura-NT działał poprawnie, musisz wykonać poniższą instrukcję od początku do końca. Nie pomijaj żadnego kroku!

🛑 PRZYGOTOWANIE DO PRACY:

1. Przygotuj Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany (telefon pod ręką!).
2. Przygotuj kartkę i długopis (lub zrób zdjęcie telefonem), aby zapisać HASŁO.
3. Jeśli zgubisz hasło lub pobrane pliki – nikt (ani my, ani Ministerstwo) ich nie odzyska.

Krok 1: Wejście do aplikacji KSeF 2.0

1. Kliknij w poniższy link, aby otworzyć aplikację Ministerstwa Finansów:

• Otwórz Aplikację KSeF 2.0 (Kliknij tutaj)

Krok 2: Logowanie do systemu

1. Wybierz sposób logowania (najczęściej Profil zaufany).

Wybór metody logowania

2. System poprosi o sprawdzenie dokumentu. Kliknij Podpisz.

Potwierdzenie logowania

3. Kliknij "Podpisz", aby potwierdzić chęć zalogowania.

Logowanie Profilem Zaufanym

4. Zaloguj się danymi banku lub podpisem (tak jak logujesz się do urzędu).

5. Wybór firmy (Kontekst): Jeśli masz dostęp do kilku firm, system zapyta, na którą chcesz się zalogować. Wybierz NIP swojej firmy.

Wybór kontekstu (firmy)

Krok 3: Wejście do menu Certyfikatów

1. Po zalogowaniu, w menu po lewej stronie kliknij strzałkę przy słowie "Certyfikaty", aby rozwinąć menu.

Menu boczne - Certyfikaty

Krok 4: CYKL PIERWSZY - Certyfikat Podstawowy (Do wysyłki)

Cel tego kroku: Wygenerowanie pliku, który pozwoli Ci WYSYŁAĆ faktury do KSeF.

1. W rozwiniętym menu kliknij Wnioskuj o certyfikat.

Rozpoczęcie wnioskowania

2. Wypełnij formularz (Nazwa i Hasło).

• Nazwa certyfikatu: Wpisz nazwę rozpoznawczą, np. Certyfikat podstawowy Faktura-NT.
• Hasło: Wymyśl hasło (min. 15 znaków, duża litera, cyfra).
• Powtórz hasło: Wpisz to samo hasło.

Ważne: Na tym etapie NIE MA jeszcze opcji wyboru roli. Pojawią się one dopiero w kolejnym kroku. 📸 Zrób teraz zdjęcie ekranu telefonem! (żeby nie zapomnieć hasła).

Wpisz nazwę i hasło. Nie szukaj tu jeszcze innych opcji.

3. Przygotuj się do kliknięcia niebieskiego przycisku Generuj, ale najpierw przeczytaj ostrzeżenie poniżej:

⬇️ UWAGA! PATRZ W PRAWY GÓRNY RÓG! ⬇️
W momencie gdy klikniesz przycisk, strona się odświeży i POBIERZE SIĘ PLIK KLUCZA (.KEY).
To jest Twój pierwszy plik. Nie zgub go!

4. Teraz kliknij przycisk Generuj.

5. TERAZ WYBIERZ ROLĘ (Pojawiły się nowe opcje):
Dopiero po odświeżeniu strony, pod zielonym napisem "Wygenerowano klucz prywatny", pojawią się kropki do wyboru. Zaznacz DRUGĄ opcję (tę na dole):
☑️ Uwierzytelnienie w systemie KSeF

Zaznacz drugą opcję i kliknij granatowy przycisk "Wyślij wniosek..."

6. Kliknij granatowy przycisk Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu (na samym dole). 7. Podpisz wniosek swoim Profilem Zaufanym (ekran wygląda jak logowanie). 8. FINAŁ: Zobaczysz ekran "Zakończono pomyślnie". Kliknij niebieski przycisk Pobierz certyfikat.

• Przeglądarka pobierze drugi plik: CERTYFIKAT (.crt).

Kliknij "Pobierz certyfikat", aby zapisać plik .crt.

Krok 5: CYKL DRUGI - Certyfikat Dodatkowy (Do kodów QR)

Cel tego kroku: Wygenerowanie drugiego pliku, który jest wymagany prawem do drukowania KODÓW QR (tryb offline).

1. Nie wychodź ze strony! Kliknij przycisk Wnioskuj o kolejny certyfikat (lub wybierz tę opcję z menu po lewej).

Rozpoczynamy procedurę drugi raz.

2. Wypełnij formularz ponownie (Nazwa i Hasło):

• Nazwa: Tym razem wpisz np. Certyfikat Offline KodyQR.
• Hasło: Możesz wpisać to samo hasło co przed chwilą.

📸 Zrób zdjęcie ekranu również dla tego certyfikatu! Lepiej mieć pewność.

⚠️ Uwaga: Tu wybierz prawidłowy typ certyfikatu! Podpis linku do weryfikacji - to certyfikat Offline, Uwierzytelnianie w systemie KSeF - to certyfikat do logowania.

Uzupełnij nazwę i hasło dla drugiego certyfikatu.

3. Przygotuj się do kliknięcia przycisku Generuj.

⚠️ Uwaga: Po kliknięciu strona się odświeży i pobierze się KOLEJNY plik klucza (.KEY). Zachowaj go.

4. Kliknij Generuj.

5. ⚠️ ZMIANA! TYM RAZEM ZAZNACZ INNĄ OPCJĘ:
Na ekranie z zielonym napisem zaznacz PIERWSZĄ opcję (tę na górze):
☑️ Podpis linku do weryfikacji wystawcy

6. Kliknij granatowy przycisk Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu (na samym dole). 7. Podpisz wniosek swoim Profilem Zaufanym. 8. FINAŁ: Na ekranie "Zakończono pomyślnie" kliknij Pobierz certyfikat.

• Przeglądarka pobierze drugi plik: CERTYFIKAT (.crt).

Masz już komplet plików.

✅ PODSUMOWANIE PLIKÓW Powinieneś mieć teraz w folderze "Pobrane" 4 pliki:

• 2 klucze (.key)
• 2 certyfikaty (.crt)

Możesz zamknąć stronę Ministerstwa.

Krok 6: Wgrywanie plików do Faktura-NT

Otwórz program Faktura-NT i wejdź w Konfiguracja -> KSeF.

Okno konfiguracji KSeF. Kliknij przycisk "Dodaj".

A. Dodawanie certyfikatu podstawowego (Wysyłka)

1. Przy górnym polu "Uwierzytelnienie" kliknij przycisk Dodaj. 2. Pojawi się okno, do którego musisz wczytać pliki. 💡 UŁATWIENIE: Możesz chwycić myszką oba pliki (.key i .crt) z folderu Pobrane i przeciągnąć je (Drag&Drop) na to okno. Program sam rozpozna, który plik jest który. 3. Jeśli wolisz tradycyjną metodę: kliknij ikonę folderu i wskaż odpowiednie pliki ręcznie. 4. W polu hasło wpisz swoje hasło (z kartki/zdjęcia). 5. Kliknij "OK".

Wgrywanie certyfikatu uwierzytelniającego (do wysyłki).

B. Dodawanie certyfikatu dodatkowego (Offline/QR)

1. Przy dolnym polu "Faktury Offline" kliknij przycisk Dodaj. 2. Postępuj analogicznie: przeciągnij drugą parę plików (.key i .crt) lub wskaż je ręcznie. 3. Wpisz hasło. 4. Kliknij "OK".

Wgrywanie certyfikatu offline (do kodów QR).

C. Weryfikacja końcowa

Jeśli oba certyfikaty zostaną zaakceptowane, zobaczysz niebieskie napisy "OK - ważny do...". Jeśli najedziesz myszką na status, zobaczysz szczegóły w dymku.

Prawidłowo skonfigurowany program - gotowy do pracy.

Ważne: Bezpieczeństwo i Praca Zespołowa

Zanim zaczniesz pracę, zapoznaj się z tymi zasadami, aby uniknąć problemów w przyszłości:

1. Hasło do programu Faktura-NT: Ze względów bezpieczeństwa zalecamy, aby każdy użytkownik programu posiadał hasło logowania. Certyfikaty KSeF to dane wrażliwe – nie powinny być dostępne dla osób postronnych.
2. Każdy użytkownik konfiguruje się sam: Certyfikaty są przypisane indywidualnie do użytkownika w programie.
   • Jeśli w firmie pracuje 5 osób na Faktura-NT, każda z nich musi wejść w Konfigurację i wgrać pliki (mogą używać tych samych plików firmowych, ale każdy musi je wczytać na swoim koncie).
   • Dlaczego? Hasło do klucza prywatnego jest szyfrowane w bazie danych indywidualnym kluczem każdego pracownika. Dzięki temu, jeśli zmienisz pracownika, jego dostęp do KSeF można łatwo odebrać, nie blokując reszty firmy.
3. Pełna konfiguracja: Pamiętaj, że KSeF jest uznawany przez program za "skonfigurowany" tylko wtedy, gdy wgrane są OBA zestawy certyfikatów (zarówno do wysyłki, jak i do trybu offline/QR).