Krok po kroku:Jak złożyć ZAW-FA(Dla spółek i podmiotów innych niż JDG)
🛑 UWAGA: Złożenie ZAW-FA to dopiero PIERWSZY krok!
Samo złożenie formularza ZAW-FA NIE WYSTARCZY, żeby program Faktura-NT działał z KSeF.
Pełna procedura dla spółek:
| # | Co robisz | Gdzie | Efekt |
|---|---|---|---|
| 1 | Składasz formularz ZAW-FA | Urząd skarbowy (papierowo lub e-Urząd) | Wskazujesz osobę uprawnioną do logowania |
| 2 | Czekasz na potwierdzenie z US | — | Osoba może logować się do KSeF w kontekście firmy |
| 3 | NADAJESZ UPRAWNIENIA do wystawiania faktur | Strona KSeF → Uprawnienia → Nadaj uprawnienia | Ty (i inni) możecie wystawiać faktury |
| 4 | Generujesz certyfikaty | Strona KSeF → Certyfikaty | Masz pliki .key i .crt |
| 5 | Wgrywasz certyfikaty do programu | Faktura-NT → Konfiguracja → KSeF | Program gotowy do pracy |
💡 Uwaga: Kroki 3 i 4 można wykonać w dowolnej kolejności — możesz najpierw wygenerować certyfikaty, a potem nadać uprawnienia. Ważne, żeby oba kroki zostały wykonane przed próbą wysyłki faktur z programu.
⚠️ NAJCZĘSTSZY BŁĄD: Pominięcie kroku 3!
Klienci składają ZAW-FA, generują certyfikaty, wgrywają do programu — i dostają błąd 403 (brak dostępu).
Powód: Nie nadali uprawnień do wystawiania faktur w systemie KSeF.
👉 Tego błędu NIE DA SIĘ naprawić w programie Faktura-NT.
Uprawnienia nadaje się WYŁĄCZNIE na stronie Ministerstwa Finansów.
👉 Sokaris nie ma dostępu do systemu uprawnień KSeF.
→ Po złożeniu ZAW-FA i otrzymaniu potwierdzenia: Przejdź do instrukcji generowania certyfikatów
Spis treści
- 1 Krok po kroku: Jak złożyć ZAW-FA (dla spółek i podmiotów innych niż JDG)
Krok po kroku: Jak złożyć ZAW-FA (dla spółek i podmiotów innych niż JDG)
Czym jest ZAW-FA i kogo dotyczy?
Formularz ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Dotyczy:
- spółek z o.o.
- spółek akcyjnych, komandytowych, jawnych
- fundacji
- stowarzyszeń
- innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi
Nie dotyczy:
- jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) — osoby fizyczne logują się do KSeF automatycznie przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany
Dlaczego trzeba złożyć ZAW-FA?
Spółka nie jest osobą fizyczną — nie może się „zalogować" do KSeF Profilem Zaufanym. Dlatego trzeba wskazać konkretną osobę fizyczną (np. prezesa, wspólnika, księgową), która będzie uprawniona do działania w imieniu firmy w systemie KSeF.
Ta osoba po zarejestrowaniu przez urząd skarbowy:
- może logować się do KSeF w kontekście firmy
- może generować certyfikaty dla firmy
- może nadawać dalsze uprawnienia innym osobom (np. pracownikom, biuru rachunkowemu)
Jak wypełnić formularz ZAW-FA?
Pobierz formularz
Od 1 lutego 2026 obowiązuje formularz ZAW-FA w wersji 3.
Formularz można pobrać:
- ze strony GOFIN: druki.gofin.pl — bezpłatny PDF
- lub ze strony Ministerstwa Finansów: ksef.podatki.gov.pl → sekcja Formularze
Sekcja A — Miejsce i cel składania
| Pole | Co wpisać |
|---|---|
| Pole 5 | Nazwa właściwego urzędu skarbowego (według siedziby firmy) |
| Pole 6 | Zaznacz opcję 1. Nadanie uprawnień |
Sekcja B — Dane podatnika (firmy)
| Pole | Co wpisać |
|---|---|
| Pole 1 | NIP firmy (spółki) |
| Pole 7 | Zaznacz opcję 1. Podatnik niebędący osobą fizyczną |
| Pole 8 | Pełna nazwa firmy (np. „ABC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością" — bez skrótów) |
| Pola 9–14 | Adres siedziby firmy |
Sekcja C — Dane osoby uprawnionej
Tu wpisujesz dane osoby fizycznej, która ma otrzymać uprawnienia do KSeF.
| Pole | Co wpisać |
|---|---|
| Pole 15 | PESEL osoby uprawnionej (lub seria i numer paszportu, jeśli brak PESEL) |
| Pola 16–18 | Imię, nazwisko, data urodzenia |
| Pole 19 | Adres e-mail — WAŻNE! Na ten adres przyjdzie potwierdzenie nadania uprawnień |
Sekcja D — Dane podpisu kwalifikowanego
Wypełnij tylko jeśli osoba uprawniona posiada podpis kwalifikowany bez numeru NIP i PESEL i chce go używać do logowania w KSeF.
W większości przypadków — pomiń tę sekcję.
Sekcja E — Podpisy
Formularz musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji firmy zgodnie z KRS.
Przykłady:
- Spółka z o.o. z jednoosobowym zarządem → podpisuje prezes
- Spółka z reprezentacją dwuosobową → podpisują dwie osoby łącznie
- Jeśli reprezentantów jest więcej niż 6 → pozostałych wpisz w dodatkowym formularzu ZAW-FA
Jak złożyć formularz?
Opcja 1: Papierowo
- Wydrukuj wypełniony formularz
- Podpisz go ręcznie (osoby uprawnione do reprezentacji)
- Złóż osobiście w urzędzie skarbowym lub wyślij pocztą na adres właściwego US
Opcja 2: Elektronicznie (przez e-Urząd Skarbowy)
- Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego: podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy
- Przejdź do zakładki Dokumenty → Złóż dokument
- Wybierz Pismo ogólne do urzędu skarbowego
- Dołącz wypełniony i podpisany elektronicznie formularz ZAW-FA jako załącznik
- Wyślij
Co dzieje się po złożeniu?
- Pracownik urzędu skarbowego weryfikuje formularz
- Jeśli wszystko jest poprawne — wprowadza dane do systemu KSeF
- Na adres e-mail podany w formularzu przychodzi potwierdzenie nadania uprawnień
- Od tego momentu wskazana osoba może logować się do KSeF w kontekście firmy i generować certyfikaty
Czas realizacji: Zwykle kilka dni roboczych. W okresie wzmożonego ruchu może być dłużej.
Co dalej po uzyskaniu uprawnień?
Po otrzymaniu potwierdzenia z urzędu skarbowego, osoba wskazana w ZAW-FA może:
- zalogować się do KSeF w kontekście firmy
- wygenerować certyfikat KSeF dla firmy (instrukcja: Krok po kroku: Jak wygenerować Certyfikat KSeF (Dostęp Testowy i Produkcyjny))
- nadawać uprawnienia innym osobom (np. pracownikom, biuru rachunkowemu) — już elektronicznie, bez kolejnych formularzy papierowych
Częste błędy
| Błąd | Skutek |
|---|---|
| Brak podpisu wszystkich osób uprawnionych do reprezentacji | Formularz zostanie odrzucony |
| Niepełna nazwa firmy (np. „ABC sp. z o.o." zamiast pełnej) | Może spowodować problemy z weryfikacją |
| Błędny adres e-mail | Brak potwierdzenia nadania uprawnień |
| Złożenie do niewłaściwego urzędu skarbowego | Opóźnienie lub konieczność ponownego złożenia |
| Użycie starej wersji formularza ZAW-FA(2) | Wniosek może zostać odrzucony |
| Złożenie przez ePUAP (od 1.01.2026) | Zawiadomienie nie będzie skuteczne |
Potrzebujesz pomocy?
📧 Kontakt: biuro@sokaris.pl
