Jak pobierać faktury zakupu z KSeF w programie Faktura-NT
Spis treści
- 1 Jak pobierać faktury zakupu z KSeF w programie Faktura-NT
Jak pobierać faktury zakupu z KSeF w programie Faktura-NT
Dzięki integracji z KSeF nie musisz logować się na stronę Ministerstwa Finansów, żeby zobaczyć faktury od dostawców. Program Faktura-NT pobiera je automatycznie.
Wymagania
Przed rozpoczęciem upewnij się, że:
- Masz skonfigurowane certyfikaty KSeF w programie (oba: do wysyłki i offline)
- Masz połączenie z internetem
- Status KSeF w programie jest aktywny (zielona kropka w prawym dolnym rogu)
→ Nie masz certyfikatów? Zobacz instrukcję konfiguracji
Jak to działa — dwa etapy
📋 WAŻNE: Faktury zakupu z KSeF przechodzą przez DWA ETAPY
| ETAP 1: Surowe dane z KSeF | ETAP 2: Zaimportowane do programu |
|---|---|
|
Okno: "Faktury zakupu w KSeF" |
Okno: "Faktury zakupu" (lista faktur) |
Schemat przepływu:
KSeF (Ministerstwo Finansów)
│
▼ automatyczne pobieranie / Synchronizuj
│
┌───────────────────────────────────────────┐
│ "Faktury zakupu w KSeF" │
│ (surowe dane — wszystko z KSeF) │
│ │
│ [Podgląd PDF] [Importuj] ───────────────┼───┐
└───────────────────────────────────────────┘ │
▼
┌───────────────────────────────────┐
│ "Faktury zakupu" │
│ (zaimportowane do programu) │
│ │
│ Pełna kontrola: edycja, druk, │
│ płatności, księgowanie, usuwanie │
└───────────────────────────────────┘
Etap 1: Pobieranie faktur z KSeF
Krok 1: Otwórz listę faktur zakupu
Wejdź w menu: Dokumenty → Faktura zakupu → Wpisane faktury zakupu
Krok 2: Przejdź do zakładki KSeF
W oknie "Faktury zakupu" kliknij zakładkę KSeF.
Otworzy się okno Faktury zakupu w KSeF.
Krok 3: Pobierz listę faktur
- Ustaw zakres dat (Od / Do)
- Kliknij przycisk Synchronizuj
- Program połączy się z KSeF i pobierze listę faktur wystawionych na Twoją firmę
⚠️ Uwaga: Na tej liście zobaczysz WSZYSTKIE faktury z KSeF — także te, których nie chcesz (np. spam, pomyłki). To normalne — to surowe dane z Ministerstwa. Faktur z tej listy nie można usunąć.
Krok 4: Podgląd lub import
Zaznacz fakturę na liście, a następnie:
| Przycisk | Co robi |
|---|---|
| Podgląd PDF | Wyświetla fakturę w formie graficznej. Można ją wydrukować (ikona drukarki w pasku narzędzi). Wydruk zawiera numer KSeF. |
| Importuj | Przepisuje fakturę do programu — pojawi się w zakładce "Faktury zakupu" (Etap 2) |
Etap 2: Praca z zaimportowanymi fakturami
Po kliknięciu Importuj faktura trafia do głównej listy faktur zakupu.
Ścieżka: Dokumenty → Faktura zakupu → Wpisane faktury zakupu → zakładka Faktury zakupu
Tu masz pełną kontrolę nad fakturą:
- Edytuj — popraw dane jeśli potrzeba
- Drukuj/wyślij fakturę — wydruk w formacie programu
- Utwórz przelew — wygeneruj przelew do banku
- Oznacz jako zapłacone — w kolumnie "Zapl."
- Usuń — jeśli faktura jest niepotrzebna
- Zaksięguj — przenieś do księgowości
Pobieranie automatyczne
Jeśli nie chcesz ręcznie klikać "Synchronizuj", możesz włączyć automatyczne pobieranie.
Jak włączyć
- W zakładce KSeF kliknij przycisk Ustawienia
- Zaznacz opcję Automatycznie pobieraj faktury z KSeF
- Zapisz ustawienia
Od tej pory program będzie sam sprawdzał KSeF co jakiś czas i pobierał nowe faktury w tle.
💡 Wskazówka: Automatyczne pobieranie działa tylko gdy program jest uruchomiony. Jeśli wyłączysz komputer na noc, faktury zostaną pobrane po ponownym uruchomieniu programu.
Wydruk faktury z numerem KSeF
Numer KSeF jest widoczny w Podglądzie PDF (Etap 1).
Aby wydrukować fakturę z numerem KSeF:
- W oknie "Faktury zakupu w KSeF" zaznacz fakturę
- Kliknij Podgląd PDF
- W oknie podglądu kliknij ikonę drukarki (w górnym pasku narzędzi)
Uwaga: Wydruk z poziomu listy "Faktury zakupu" (Etap 2) używa szablonu programu i może nie zawierać numeru KSeF. Jeśli potrzebujesz wydruku z numerem KSeF — użyj Podglądu PDF.
Towary i magazyn
⚠️ Uwaga: Import faktury NIE powoduje automatycznego przyjęcia towaru na magazyn
Jest to osobny proces — szczegóły w artykule: Import faktur zakupu z KSeF a gospodarka magazynowa
Najczęstsze problemy
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Lista faktur jest pusta | Brak faktur w wybranym zakresie dat | Zmień zakres dat i kliknij ponownie "Synchronizuj" |
| Nie mogę usunąć faktury z listy KSeF | To normalne — surowe dane z MF nie podlegają usunięciu | Zaimportuj tylko te faktury, które potrzebujesz. Reszta zostanie na liście KSeF, ale nie wpływa na program. |
| Przycisk "Importuj" nie działa / błąd importu | Brak pliku XML (kolumna XML pusta lub "NIE") | Bez XML nie da się zaimportować. Podgląd PDF działa, ale import wymaga danych XML. |
| Błąd połączenia / błąd 403 | Brak uprawnień w KSeF (dotyczy spółek) | Sprawdź uprawnienia |
| Błąd TLS / kod 12175 | Windows 7 bez obsługi TLS 1.2 | Zobacz rozwiązanie |
| "Uzyskanie tokena zakończone niepowodzeniem" | Różne przyczyny (certyfikaty, uprawnienia, TLS) | Sprawdź log w Pulpicie KSeF |
FAQ
Dlaczego widzę faktury, których nie chcę (spam, pomyłki)?
To normalne. Lista "Faktury zakupu w KSeF" pokazuje wszystkie faktury wystawione na Twój NIP w systemie KSeF. Nie masz wpływu na to, kto wystawi na Ciebie fakturę.
Rozwiązanie: Po prostu nie importuj niechcianych faktur. Zostaną na liście KSeF, ale nie trafią do Twojego programu.
Czy mogę usunąć fakturę z listy KSeF?
Nie. To są dane z Ministerstwa Finansów — program tylko je wyświetla. Usunąć można tylko faktury po zaimportowaniu do programu (Etap 2).
Gdzie jest numer KSeF na wydruku?
Numer KSeF jest widoczny w Podglądzie PDF. Wydruk z tego miejsca zawiera pełne dane z KSeF.
